Két sắt doanh nghiệp
phần mất thời gian không phải chiếc két mà là thủ tục quanh nó
Cùng một lỗi, thợ xử lý như nhau ở nhà lẫn ở công ty. Khác biệt nằm ở chỗ ai có quyền quyết định, và đó là nơi ca hay bị treo.
Với doanh nghiệp, phần mất thời gian không phải chiếc két
Chúng tôi làm cho cả khách lẻ lẫn doanh nghiệp, và khác biệt lớn nhất giữa hai nhóm không nằm ở kỹ thuật.
Cùng một chiếc két, cùng một lỗi, thợ xử lý như nhau. Nhưng ở nhà thì chủ nhà gật đầu là làm được, còn ở công ty thì phải rõ ai có quyền quyết định.
Phần lớn thời gian bị mất là ở khâu đó. Thợ tới nơi, chiếc két nằm ngay đó, nhưng người ký được lại đang đi công tác và không ai dám thay mặt.
Trang này viết để chuyện đó không xảy ra với bạn. Chuẩn bị đúng vài thứ trước khi gọi là ca xong gọn trong một lần tới.
Ba việc chuẩn bị trước khi gọi
Xác định ai sẽ là người ký nhận và thu xếp để họ có mặt. Nếu họ ở nơi khác, sắp xếp để họ nghe máy được vào đúng khung giờ đó.
Chuẩn bị giấy tờ chứng minh doanh nghiệp sử dụng địa chỉ này. Ảnh chụp trong điện thoại cũng được, không cần bản gốc.
Nói rõ ngay trong cuộc gọi nếu cần hóa đơn. Việc này ảnh hưởng tới cách chúng tôi làm chứng từ, nên đừng để tới lúc thợ chuẩn bị ra về mới nhắc.
Ai được quyền yêu cầu mở két của công ty
Đây là câu hỏi chúng tôi đặt đầu tiên với mọi ca doanh nghiệp, và cũng là chỗ ca hay bị kẹt nhất.
Chúng tôi nhận yêu cầu từ ai
Chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện theo pháp luật. Đây là nhóm rõ ràng nhất, chỉ cần giấy tờ tùy thân đối chiếu với đăng ký kinh doanh.
Quản lý hoặc trưởng bộ phận được ủy quyền bằng văn bản. Văn bản không cần cầu kỳ, một giấy ủy quyền có chữ ký và dấu là đủ.
Kế toán trưởng hoặc thủ quỹ có xác nhận từ ban giám đốc. Xác nhận trực tiếp qua điện thoại ngay lúc thợ có mặt cũng được chấp nhận.
Vì sao chúng tôi từ chối nhân viên không có ủy quyền
Nghe cứng nhắc, nhưng nó bảo vệ cả doanh nghiệp lẫn chính người nhân viên đó. Két công ty thường chứa tiền mặt, chứng từ hoặc con dấu, tức là những thứ có giá trị pháp lý.
Nếu sau này có vấn đề với nội dung bên trong, người tự ý gọi thợ sẽ ở vị trí rất khó giải thích. Chúng tôi từng chứng kiến tình huống đó và không muốn đặt ai vào chỗ ấy.
Nếu người có thẩm quyền đang ở xa
Cuộc gọi xác nhận trực tiếp với thợ tại hiện trường là đủ. Không cần họ bay về, chỉ cần họ nghe máy được vào đúng lúc thợ có mặt.
Nói trước điều này khi đặt lịch để chúng tôi hẹn vào khung giờ mà người đó rảnh.
Két công ty của bạn đang gặp gì
Sáu tình huống chúng tôi nhận nhiều nhất từ khách doanh nghiệp.
Tình huống đầu tiên chiếm phần lớn số ca
Người giữ mã nghỉ việc và không bàn giao lại. Két vẫn tốt, không hỏng gì cả, chỉ là không ai còn mở được nó.
Với trường hợp này, thứ quyết định thời gian là thủ tục chứ không phải kỹ thuật. Chuẩn bị sẵn xác nhận từ ban giám đốc thì thợ làm được ngay khi tới.
Thợ Laikey làm việc với doanh nghiệp thế nào
Sáu bước. Ba bước đầu diễn ra trước khi thợ lên đường, và chúng quyết định ca có gọn hay không.
Xác định ai sẽ ký nhận và có mặt
Câu hỏi đầu tiên với mọi ca doanh nghiệp, vì đây là chỗ ca hay bị treo nhất.
Hỏi có cần hóa đơn không
Ảnh hưởng tới cách làm chứng từ, nên chốt ngay từ cuộc gọi đầu.
Hẹn khung giờ không ảnh hưởng kinh doanh
Trước giờ mở cửa, giữa ca, hay sau giờ đóng. Bạn chọn, chúng tôi xếp theo.
Thợ tới, đối chiếu giấy tờ và báo giá tại chỗ
Bạn biết con số trước khi thợ bắt đầu, và có quyền dừng ở đây.
Mở nguyên vẹn với người chứng kiến
Chúng tôi luôn đề nghị có người thứ hai. Thợ lùi ra ngay sau khi cửa mở.
Bàn giao, ký nhận và xuất chứng từ
Biên nhận ghi rõ hạng mục, chi phí và bảo hành. Hóa đơn nếu bạn đã đăng ký.
Thợ Laikey làm việc
Ảnh chụp trong quá trình hỗ trợ khách tại TP.HCM.
Loại hình đơn vị và giấy tờ tương ứng
Tìm dòng đúng với đơn vị của bạn để biết cần chuẩn bị gì trước khi thợ tới.
Ba điều chúng tôi linh hoạt
Ảnh chụp trong điện thoại được chấp nhận, không cần bản gốc. Trong thực tế phần lớn giấy tờ công ty đều được chụp lưu, nên bước này ít khi là trở ngại.
Ủy quyền không cần công chứng. Một văn bản có chữ ký và dấu công ty là đủ, và với đơn vị nhỏ thì xác nhận qua điện thoại của chủ cũng được.
Với trường hợp gấp ngoài giờ, chúng tôi chấp nhận xác nhận qua điện thoại trước và hoàn thiện giấy tờ sau. Nhưng phải là người có thẩm quyền thật, và chúng tôi ghi lại nội dung xác nhận đó.
Chúng tôi làm vào khung giờ bạn chọn
Với doanh nghiệp, một chiếc két không mở được thường không phải vấn đề lớn nhất. Vấn đề lớn hơn là việc xử lý nó làm gián đoạn hoạt động.
Ba khung giờ khách hay chọn
Trước giờ mở cửa. Phổ biến nhất với cửa hàng và nhà hàng. Thợ tới sớm, làm xong trước khi khách đầu tiên bước vào.
Giữa ca, lúc vắng khách. Hợp với văn phòng và cơ sở dịch vụ. Bạn báo khung giờ vắng nhất trong ngày và chúng tôi xếp vào đó.
Sau giờ đóng cửa. Hợp với nơi có mặt bằng đông người qua lại, hoặc khi bạn không muốn nhân viên và khách nhìn thấy quá trình xử lý.
Về khung giờ ban đêm
Chúng tôi trực 24/7 nên làm được, và phần lớn trường hợp ban đêm tính đúng giá ban ngày. Một số trường hợp có phụ thu nhỏ khi thợ phải đi rất xa lúc khuya, và luôn báo trước.
Nhưng với ca doanh nghiệp thì khung giờ hành chính thường thuận lợi hơn, đơn giản vì người có thẩm quyền ký nhận dễ có mặt hơn.
Với ca thật sự gấp
Nói rõ mức gấp khi gọi. Chúng tôi từng xử lý ca két kẹt đúng lúc kết sổ cuối tháng và ca thủ quỹ không mở được két trước giờ nộp tiền ngân hàng.
Với những trường hợp đó, chúng tôi ưu tiên điều thợ gần nhất và bỏ qua thứ tự thông thường. Điều duy nhất không bỏ qua được là xác nhận của người có thẩm quyền.
Chúng tôi không nhìn, không hỏi, không ghi lại
Két doanh nghiệp thường chứa thứ có giá trị pháp lý chứ không chỉ giá trị tiền, nên phần này chúng tôi làm chặt hơn so với két gia đình.
Thợ lùi ra ngay khi cửa mở
Không nhìn vào bên trong, không hỏi bên trong có gì, không ghi lại gì. Việc kiểm tra nội dung là của bạn, và chúng tôi đứng ra xa trong lúc đó.
Luôn đề nghị có người thứ hai chứng kiến
Điều này bảo vệ tất cả mọi người có mặt, kể cả thợ của chúng tôi. Khi có hai người cùng chứng kiến thời điểm mở và tình trạng bên trong, không ai rơi vào thế phải giải thích về sau.
Với ca liên quan tới tiền mặt hoặc chứng từ, chúng tôi đề nghị mạnh việc này. Nếu bạn muốn ghi hình quá trình, cứ ghi, chúng tôi không phản đối.
Mã mới do bạn tự nhập
Sau khi mở, nếu cần đặt mã mới thì bạn tự nhập và thợ quay đi. Chúng tôi không biết mã của bạn và cũng không muốn biết.
Chúng tôi không lưu thông tin gì về chiếc két sau khi làm xong, chỉ giữ thông tin liên hệ để phục vụ bảo hành.
Trường hợp chúng tôi từ chối
Khi có tranh chấp giữa các bên trong doanh nghiệp về quyền tiếp cận chiếc két. Chúng tôi không đứng về phía nào và đề nghị giải quyết nội bộ trước.
Chứng từ và hóa đơn
Phần này ngắn nhưng hay bị nhắc muộn, và nhắc muộn thì xử lý phiền hơn.
Nói ngay từ cuộc gọi đầu nếu cần hóa đơn
Chuẩn bị sẵn tên đơn vị, mã số thuế và địa chỉ xuất hóa đơn. Nói trong cuộc gọi đặt lịch chứ đừng để tới lúc thợ chuẩn bị ra về.
Lý do là nó ảnh hưởng tới cách báo giá và cách làm chứng từ ngay từ đầu. Chốt sau khi đã làm xong thì phiền cho cả hai bên.
Mọi ca đều có biên nhận
Ghi rõ hạng mục đã làm, chi phí và thời hạn bảo hành. Kể cả khi bạn không cần hóa đơn, biên nhận vẫn có để bạn đối chiếu.
Với đơn vị làm nhiều lần, biên nhận này cũng là bản ghi giúp bạn thấy chiếc két nào đang cần chú ý hơn các chiếc khác.
Với hợp đồng bảo trì định kỳ
Chúng tôi làm hợp đồng và xuất chứng từ theo đợt. Cách này gọn hơn cho kế toán so với nhiều lần phát sinh lẻ trong năm.
Và nó thường rẻ hơn. Với đơn vị có nhiều điểm trong cùng thành phố, chúng tôi gom lịch theo khu vực nên chi phí trên mỗi điểm thấp hơn hẳn gọi lẻ từng lần.
Bảng giá dịch vụ két sắt cho doanh nghiệp
Cùng bảng giá với khách lẻ. Doanh nghiệp không bị tính cao hơn, và làm nhiều điểm cùng lúc thì rẻ hơn.
Ba cách để đơn vị bạn trả ít hơn
- Gộp mọi két vào một lần gọi. Nếu công ty có ba bốn chiếc, một chuyến thợ xử lý được cả loạt. Chi phí trên mỗi chiếc thấp hơn hẳn so với gọi lẻ nhiều lần trong năm.
- Đặt lịch bảo dưỡng thay vì đợi hỏng. Bảo dưỡng nằm ở nhóm 150 tới 300 nghìn, còn cơ cấu kẹt cứng lên tới 800 nghìn, chưa kể thời gian ngừng việc.
- Báo trước để nhân viên tự làm phần đơn giản. Với két có ngăn pin ngoài mặt cửa, việc thay pin mất hai phút và chúng tôi hướng dẫn miễn phí qua điện thoại.
Về chi phí thật sự của một lần két công ty
Con số trong bảng không phải toàn bộ chi phí. Phần lớn hơn thường là thời gian ngừng việc: kế toán không kết sổ được, thủ quỹ không nộp tiền đúng giờ, hoặc cửa hàng không mở két thu ngân được lúc đông khách.
Đó là lý do chúng tôi nhấn mạnh khung giờ và thủ tục ở phần trên. Ca xong gọn trong một lần tới thì phần chi phí ẩn kia gần như bằng không.
Khi đơn vị bạn có két ở nhiều điểm
Cách chúng tôi phục vụ nhóm này khác với ca lẻ, và khác theo hướng có lợi cho bạn.
Chúng tôi gom lịch theo khu vực
Nếu bạn có nhiều điểm trong cùng thành phố, chúng tôi xếp thợ làm gọn từng cụm trong ngày thay vì chạy qua lại. Chi phí đi lại không đội lên và bạn chỉ phải sắp xếp một lần.
Bạn cho danh sách địa chỉ, chúng tôi tự chia cụm và đề xuất lịch. Việc này chúng tôi làm, không cần bạn tính giúp.
Một đầu mối liên hệ
Với đơn vị nhiều điểm, chúng tôi làm việc qua một người phía bạn. Người đó nắm lịch và chuyển thông tin xuống từng điểm, thay vì mỗi chi nhánh gọi riêng.
Cách này tránh được tình huống hai chi nhánh cùng gọi cho một việc, hoặc một chi nhánh gọi mà cấp trên không biết.
Ở mỗi điểm vẫn cần người ký nhận
Đầu mối chung không thay thế được người có mặt tại chỗ. Trưởng điểm hoặc người được ủy quyền ở đó vẫn phải ký nhận sau khi thợ làm xong.
Nói trước điều này với các chi nhánh khi bạn thông báo lịch, để thợ tới nơi không phải chờ.
Chứng từ gom theo đợt
Chúng tôi xuất chứng từ một lần cho cả đợt thay vì từng điểm một. Gọn hơn nhiều cho kế toán so với nhiều lần phát sinh lẻ rải rác trong năm.
Sáu điều làm ca doanh nghiệp bị kéo dài
Rút ra từ những trường hợp chúng tôi phải quay lại lần hai, hoặc chờ tại chỗ quá lâu.
- Chưa xác định ai ký nhận trước khi gọi. Nguyên nhân số một khiến ca bị treo. Thợ tới nơi, chiếc két nằm ngay đó, nhưng người có thẩm quyền đang họp hoặc đi công tác và không ai dám thay mặt.
- Nhắc chuyện hóa đơn lúc thợ chuẩn bị ra về. Việc này ảnh hưởng tới cách làm chứng từ ngay từ đầu, nên chốt sau khi xong thì phiền cho cả hai bên.
- Để nhiều nhân viên lần lượt thử mã trước khi gọi. Mỗi người thử ba lần theo đúng khuyến nghị, nhưng bốn người thành mười hai lần và két vào chế độ chặn hàng giờ, thường đúng lúc cần dùng nhất.
- Không nói trước rằng đơn vị cần duyệt chi. Nhiều nơi phải có báo giá bằng văn bản trước khi thợ được vào làm. Biết sớm thì chúng tôi gửi trước, biết muộn thì lịch bị lùi một hai ngày.
- Đặt lịch vào đúng giờ cao điểm của chính mình. Rồi thợ và nhân viên cùng vướng nhau. Báo giờ mở cửa và đóng cửa là chúng tôi tự xếp vào khung phù hợp.
- Gọi lẻ từng két thay vì gộp. Với đơn vị có nhiều chiếc, gọi lẻ vừa tốn hơn vừa làm hồ sơ chi phí rối, trong khi gộp lịch giải quyết cả hai.
Điều thứ nhất là thứ chúng tôi tiếc nhất. Nó không liên quan gì tới kỹ thuật và mất đúng một cuộc gọi nội bộ để xử lý, nhưng nó khiến ca bị lùi cả buổi hoặc cả ngày.
Laikey phục vụ doanh nghiệp ở đâu
Chúng tôi nhận việc tại TP.HCM và Hà Nội, cùng một hotline 0964 020 414 và cùng bảng giá. Văn phòng ở 159/19/5 đường Bạch Đằng, phường Tân Sơn Hòa, TP.HCM.
Tại TP.HCM
Nội thành thường có mặt sau 15–30 phút. Chúng tôi làm nhiều cho văn phòng trong tòa nhà, cửa hàng mặt phố và cơ sở kinh doanh.
Với văn phòng trong tòa nhà, báo trước tên tòa và tầng. Nhiều nơi yêu cầu đăng ký khách trước hoặc cần người xuống đón ở quầy lễ tân, và biết trước thì thợ không phải chờ ở sảnh.
Tại Hà Nội
Đầy đủ dịch vụ như TP.HCM với thợ trực riêng. Lưu ý riêng cho miền Bắc: mùa nồm từ tháng 2 tới tháng 4 làm nhóm sự cố két tăng rõ, nhất là các trường hợp chân tiếp xúc bị ăn mòn.
Nếu đơn vị bạn có chi nhánh ở cả hai miền, nên đặt lịch bảo dưỡng cho chi nhánh phía Bắc vào cuối tháng 4, ngay sau nồm. Xem sửa khóa két sắt Hà Nội.
Ngoại thành và tỉnh lân cận
Vẫn hỗ trợ được, có thêm chi phí di chuyển và luôn báo trước. Với đơn vị có nhà xưởng hoặc kho ở ngoại thành, gộp lịch cùng đợt với các điểm nội thành sẽ tiết kiệm hơn.
Ba điều đáng nhớ nhất từ trang này
1. Xác định người ký nhận trước khi gọi
Đây là chỗ ca doanh nghiệp hay bị treo nhất, và nó không liên quan gì tới kỹ thuật. Một cuộc gọi nội bộ trước khi gọi thợ tiết kiệm cho bạn cả buổi chờ.
2. Nói chuyện hóa đơn ngay từ cuộc gọi đầu
Nó ảnh hưởng tới cách làm chứng từ ngay từ đầu. Chuẩn bị sẵn tên đơn vị, mã số thuế và địa chỉ xuất hóa đơn. Nếu đơn vị cần duyệt chi, nói luôn để chúng tôi gửi báo giá bằng văn bản trước.
3. Chọn khung giờ thay vì để nó rơi vào giờ cao điểm
Chi phí lớn nhất của một lần két công ty thường là thời gian ngừng việc chứ không phải tiền công. Báo giờ mở và đóng cửa, chúng tôi tự xếp vào khung không ảnh hưởng hoạt động.
Bốn dấu hiệu nên gọi trước khi két ngừng mở
Két công ty gần như không hỏng đột ngột. Nó xuống cấp dần và gửi tín hiệu, chỉ là ở nơi làm việc thì không ai thấy đó là việc của mình.
Bốn dấu hiệu cụ thể
- Tay nắm nặng hơn so với vài tháng trước. Dấu hiệu sớm nhất. Ở giai đoạn này việc cần làm chỉ là bảo dưỡng, còn để lâu thì thành căn chỉnh hoặc kẹt cứng.
- Phải nhập mã hai lần mới mở được. Cơ cấu đang chập chờn. Nếu nhân viên bắt đầu kể chuyện này với nhau thì đó là lúc gọi.
- Đèn bàn phím mờ đi hoặc két kêu khác thường. Thường là pin yếu, và pin yếu để lâu có thể rò làm hỏng chân tiếp xúc.
- Cửa cần nhấc nhẹ mới khớp khi đóng. Cơ cấu đã lệch, hay gặp sau khi két được di dời hoặc văn phòng sửa chữa.
Vì sao dấu hiệu ở nơi làm việc hay bị bỏ qua
Vì két dùng chung thì mỗi người chỉ gặp nó vài phút mỗi ngày. Ai cũng thấy hơi khó mở nhưng nghĩ chắc người khác đã báo, và kết quả là không ai báo.
Cách xử lý đơn giản: giao cho một người để ý và báo. Không cần quy trình gì phức tạp, chỉ cần rõ đó là việc của ai.
Khoảng cách chi phí giữa gọi sớm và gọi muộn
Bảo dưỡng nằm ở mức 150 tới 300 nghìn. Cơ cấu kẹt cứng lên tới 800 nghìn, và đó mới chỉ là tiền công.
Phần lớn hơn là thời gian ngừng việc. Két hỏng hiếm khi hỏng vào lúc rảnh, nó thường lộ ra đúng lúc bạn cần dùng nhất.
Mười hai câu khách doanh nghiệp hay hỏi nhất
Ai trong công ty được quyền gọi thợ mở két?
Người có thẩm quyền đang đi công tác thì sao?
Cần chuẩn bị giấy tờ gì?
Giấy ủy quyền có cần công chứng không?
Có làm ngoài giờ để không ảnh hưởng kinh doanh không?
Ban đêm có tính thêm tiền không?
Có xuất hóa đơn không?
Đơn vị tôi cần duyệt chi trước, có được không?
Thợ có nhìn thấy đồ bên trong két không?
Có nhận hợp đồng bảo trì định kỳ không?
Công ty tôi có két ở nhiều chi nhánh thì làm sao?
Chi phí có cao hơn khách lẻ không?
Xem theo loại két hoặc theo hiện tượng
Chọn đúng phần đang gặp để xem hướng xử lý chi tiết.
Đơn vị bạn cần xử lý gấp? Gọi 0964 020 414 và nói ba điều: loại hình đơn vị, ai sẽ ký nhận, và có cần hóa đơn không. Chúng tôi báo khoảng chi phí và thời gian có mặt ngay trong cuộc gọi.
Các trang liên quan
Két công ty đang không mở được?
Gọi và nói ba điều: loại hình đơn vị, ai sẽ ký nhận, có cần hóa đơn không. Chúng tôi hướng dẫn chuẩn bị đúng để ca xong gọn trong một lần tới.